A Escala da Igreja trata-se de uma organização ministerial para atender às demandas, cultos e eventos de um ministério.
Isto engloba a questão de saber quais são os cargos, quais são os grupos e quais são as funções que cada membro da igreja ocupa. Por exemplo, naturalmente podemos ter a recepção, obreiros, diáconos, ministério infantil, pastores e presbíteros.
Todas essas atribuições, cargos e funções estão intimamente relacionados com a Escala da Igreja.
Portanto, à medida que a igreja cresce, à medida que existem diversas demandas, cultos e aulas, a igreja tem uma preocupação:
- Quem vai estar na recepção do próximo domingo?
- Quem vai trazer a palavra?
- Quem vai ministrar a aula para o Ministério Infantil?
- Quem vai cuidar da próxima Santa Ceia?
Enfim, essa situação é algo rotineiro em qualquer denominação. A escala surge justamente para resolver essa questão, ou seja, uma escala mensal, uma escala semestral ou uma escala semanal vai resolver esse tipo de dúvida.
Portanto, os cultos que acontecem na igreja necessariamente precisam que líderes estejam envolvidos nesse processo.
Por exemplo, o líder do Ministério de Louvor vai conferir a disponibilidade e o que cada um pode fazer num dia específico da escala, ou seja, quem vai tocar no culto de quarta e quem vai tocar no culto de domingo.
Sendo assim, a igreja terá uma previsão do que vai acontecer e de quem estará em tal lugar, ou seja, não vão existir situações de vácuo na organização eclesiástica.
Portanto, a ideia agora é trazer para você como essa organização acontece de forma prática. Vamos falar, primeiro, sobre a definição básica da escala.
O que é uma Escala de Igreja?
A escala da igreja é um planejamento que organiza quem serve, em qual função e em qual data dentro dos ministérios e grupos da igreja, ou seja, louvor, recepção, obreiros, ministério infantil, diaconia.
Ela serve para distribuir o serviço com antecedência, evitando a sobrecarga dos voluntários e garantindo que nenhum culto fique descoberto.
É um planejamento que vai organizar quem serve, qual função cada um vai executar, quais são os ministérios envolvidos e quais ministérios ou grupos existem na igreja.
Ou seja, à medida que a igreja possui esse cadastro de membros, grupos e cargos, e sabe as funções que cada um pode desempenhar, ela consegue organizar isso de maneira mensal ou semanal, fazendo esse cruzamento de informações para organizar os cultos e eventos e atender à necessidade que cada evento requer.
Portanto, essa escala ministerial já antecipa três questões fundamentais para ajudar na organização: o que precisa ser feito, quando precisa ser feito e por quem vai ser feito.
A importância da escala ministerial está justamente no fato de que ela não trata de um aspecto burocrático; ela trata da questão prática de ter o mínimo disponível para atender a um culto ou a um evento que ocorra.
Com isso, nada vai ficar descoberto: cada um vai saber o que vai fazer e quando vai fazer.
Outra questão fundamental de uma boa escala é evitar a sobrecarga, ou seja, evitar deixar uma pessoa vários dias seguidos enquanto outras participam pouquíssimas vezes durante os acontecimentos do mês.
Então, a igreja, o ministério em si e a liderança têm uma previsão de quem estará disponível, e as pessoas que participam também vão poder se organizar, tanto nas suas questões pessoais quanto nas suas responsabilidades eclesiásticas. Isso ajuda nessa organização.
Portanto, para reforçar essa questão de montar uma escala saudável, temos que entender alguns pontos dessa organização, que poderíamos resumir em cinco.
Primeiro, a questão do rodízio: tais pessoas não vão estar escaladas repetidamente, pois haverá um espaço entre uma escala e outra. Segundo, a antecedência: alguns ministérios precisam de uma escala um pouco mais extensa que outros.
Por exemplo, uma escala de ministério infantil pode ser feita de forma trimestral e até semestral, enquanto o ministério de louvor às vezes tem que ser escalado semana a semana ou dentro de quinze dias.
Os ministérios relacionados à pregação e às aulas da Escola Bíblica Dominical exigem uma escala semanal.
Terceiro, a igreja pode trabalhar sabendo quais pessoas estão disponíveis, ou seja, entendendo as comunidades reais de pessoas — e não trabalhar de forma a chamar alguém aleatoriamente à medida que vão surgindo as necessidades no dia a dia.
Quarto, caso aconteça algum problema, a igreja sabe com quem contar, porque tem um cadastro de quem faz tal coisa, de quem atua e de quem está disponível naquele momento.
Quinto, isso traz um senso de organização para a igreja: saber que todos os ministérios vão estar minimamente atendidos e que todos os envolvidos nos grupos e ministérios vão ter acesso às informações de forma clara.
A partir disso, vamos reforçar como montar uma escala de igreja passo a passo. Com base em tudo que discutimos até aqui, montar a escala acaba se tornando algo simples e que você pode repetir, uma vez que define as bases que comentamos.
Montar a escala está ligada intimamente à secretaria da igreja, porém isso vai se expandindo à medida que você tem líderes envolvidos na igreja.
Por exemplo, os líderes de cada grupo vão mapear as funções em cada culto, ou seja, ministério de louvor, recepção, diáconos, presbíteros e pastores. Cada líder de grupo vai levantar a disponibilidade dos voluntários que vão servir naquele lugar.
Cada um deles vai conhecer as pessoas envolvidas no grupo para definir essa troca ou rodízio da escala durante o dia. Sendo assim, cada um vai poder montar a escala do mês, da semana ou do semestre.
Ou seja, resumindo esse processo em passos:
- Mapeie as funções de cada culto e evento;
- Levante os voluntários e a disponibilidade de cada um;
- Defina o rodízio, essa alternância entre as pessoas;
- Monte a escala do mês equilibrando a carga das funções;
- Comunique as pessoas envolvidas e peça a confirmação;
- Revise a escala quando houver trocas ou imprevistos.
Escala por Ministério
O que muda em cada um? Cada ministério geralmente tem as suas particularidades. A base é a mesma, mas existem alguns princípios que são diferentes.
Escala do Ministério de Louvor
Geralmente é a mais complexa, porque envolve diversas pessoas e habilidades — desde back vocals, ministro de louvor, guitarrista, baixista, tecladista e baterista até técnicos de som.
Diversas pessoas são necessárias para um único evento, principalmente em situações de cultos especiais, como Santa Ceia e Dia das Mães.
Escala da Recepção
A recepção é a porta de entrada da igreja, ou seja, muitas vezes é o primeiro contato que um visitante vai ter com aquela comunidade.
Portanto, essa escala precisa garantir que sempre exista alguém na porta, alguém acompanhando os corredores, alguém dando atenção aos visitantes, principalmente nos cultos de maior movimento, como o culto de domingo.
Sendo assim, o líder da recepção vai distribuir as pessoas nessas posições e garantir esse acolhimento em todos os cultos e eventos da igreja.
A Escala de Obreiros
Geralmente, são necessários em cultos de Santa Ceia e para apoio em geral. Eles são necessários praticamente em todos os cultos.
Portanto, é uma escala também muito importante. Inclusive, por ser uma das escalas mais recorrentes da igreja, muitas igrejas já geram essa escala de forma automática.
Escala do Ministério Infantil
Além de colocar as crianças em um ambiente seguro, ela abre espaço para que os pais, adultos e visitantes estejam bem alocados durante o culto.
E não é só isso: geralmente, o ministério infantil possui um cronograma de estudos dedicados às crianças.
Portanto, esse é um dos ministérios, como comentamos anteriormente, que se faz necessário escalar para períodos mais longos, de um mês, três meses e até seis meses.
Escala de Diaconia
Assim como os obreiros, ou de forma semelhante a eles, os diáconos também são uma das equipes de apoio, responsáveis pela questão da ceia, ofertas, limpeza e infraestrutura em geral.
É necessário um rodízio para que eles possam atender a igreja. Portanto, além dessa questão estrutural dos eventos, eles também são auxiliares de presbíteros e pastores e, de um modo geral, das pessoas que estão servindo junto com eles na escala do dia.
Modelos e Limites de Escala de Igreja
Muitas igrejas começam a gestão da escala por uma planilha, e isso faz sentido — é muito comum.
Uma boa planilha, independentemente do tempo, vai fazer o cruzamento de algumas informações, como data, função, líder ou responsável do grupo e alguém que possa substituir um membro dessa escala, e assim por diante.
Portanto, abaixo vamos ter uma tabela representando este exemplo:
| Data | Louvor | Recepção | Obreiro | Infantil | Suplente |
|---|---|---|---|---|---|
| 07/06 | João (voz) / Ana (teclado) | Pedro | Marcos | Clara | Lucas |
| 14/06 | Ana (voz) / Tiago (violão) | Maria | Rafael | Beatriz | Pedro |
| 21/06 | João (voz) / Ana (teclado) | Lucas | Marcos | Clara | Maria |
Muitas igrejas já fazem uma correlação de quem combina em determinado grupo. Ou seja, à medida que cresce o número de pessoas, fica cada vez mais difícil organizar uma escala.
Por quê? Várias pessoas vão poder controlar essa planilha, e pode haver desencontro de informações e desencontro de versões da planilha.
Ou seja, alguém edita uma planilha, outra pessoa abre uma versão antiga e ninguém sabe qual versão está valendo. Da mesma forma, a gestão de escala pelo WhatsApp pode causar confusão, pois há um monte de mensagens.
De repente, nem todo mundo vai saber a sua própria escala. Na gestão de escala, também podemos ter um problema de confirmação.
Ou seja, apesar de enviar a planilha e enviar uma mensagem, pode ser que a pessoa envolvida naquele grupo não confirme, e a liderança da igreja fica sem saber se ela realmente estará disponível para aquela escala ou não.
Além disso, controlar por prints e planilhas é cansativo por causa do trabalho manual repetitivo. Ou seja, toda vez se monta uma escala sem uma estrutura, repetidas vezes, e isso consome um tempo da liderança que é tão precioso.
Ou seja, ao escolher um modelo, manter uma única versão e ter um mínimo de organização, a escala da igreja vai refletir essa organização. Então, entramos na parte de como automatizar a escala da igreja.
Como Automatizar a Escala da Igreja
Como já sabemos que a planilha realmente não dá conta, é importante você ter um sistema que controle tudo isso, resolvendo a parte mais chata e burocrática e devolvendo tempo para que o líder cuide de coisas mais importantes além da escala.
Por isso, gostaria que você conhecesse o sistema Zeke, que possui funções específicas para a gestão de escala automática. Você seleciona os membros cadastrados e seleciona as funções — pode ser de forma automática ou de forma manual.
Liga cada membro a um ou mais grupos e, então, vai distribuindo diante dos eventos que existem na igreja, por exemplo, o de quarta, o de domingo e o da Santa Ceia.
Além disso, você pode cadastrar as tarefas com legendas abreviadas, por exemplo, “SC” para Santa Ceia, pode incluir um versículo bíblico ou um aviso no rodapé da escala, e ela já sai formatada, pronta para imprimir ou compartilhar com a igreja.
E monta a sua escala de forma organizada e centralizada. A partir daí, você pode comunicar as pessoas envolvidas, e cada líder pode gerenciar a sua escala, seja semanal, mensal ou até mais longa.
Isso evita o retrabalho e mantém sempre as informações atualizadas, e cada pessoa, cada voluntário, tem a clareza de quando e como vai servir.
Você pode conhecer os planos Zeke ou fazer um teste gratuito para ver como tudo isso funciona.
Erros Comuns ao Escalar Voluntários e como evitá-los
Mesmo que você tenha um modelo em mãos, alguns equívocos podem acontecer.
É preciso ficar atento, porque às vezes a escala pode ter sempre os mesmos nomes, o que vai trazer um esgotamento para as pessoas envolvidas.
Portanto, esse rodízio, essa troca, essa alternância entre as pessoas é fundamental, mas também exige um sistema para coordenar isso.
Ou seja, você vai ter um histórico de escalas anteriores, e esse próprio sistema vai reconhecer quando uma pessoa deve ou não ser escalada.
Outra questão é relativa aos suplentes. Imprevistos podem acontecer, e a falta de apenas uma pessoa pode causar um grande impacto em algum evento da igreja.
Outra questão é montar a escala em cima da hora. Se o culto acontece no próximo domingo, seria importante preparar essa escala com pelo menos umas duas semanas, ou uns dez dias de antecedência, para que a liderança saiba e as próprias pessoas envolvidas na escala tenham ciência do que está acontecendo.
Outro erro é gerar simplesmente a escala sem aviso e sem comunicação com as pessoas dos grupos envolvidos. Isso pode causar um problema: a surpresa de uma pessoa saber que está escalada para o próximo domingo apenas um ou dois dias antes.
Além disso, é preciso acompanhar as confirmações. Não adianta comunicar isso e não ter nenhum retorno da pessoa que recebeu a escala.
Perguntas Frequentes sobre a Escala da Igreja
O que é uma Escala Ministerial?
É um planejamento de organização que serve para saber qual função cada um desempenha nos ministérios e grupos, como louvor, recepção, obreiros, infantil e diaconia.
Serve para a distribuição dos serviços com antecedência, a fim de evitar a sobrecarga das pessoas voluntárias.
Como Fazer a Escala da Igreja do Zero?
Você deve mapear as funções de cada posto, levantar os voluntários e a disponibilidade de cada um, definir um rodízio e uma alternância, e montar a escala do mês equilibrando a carga das funções. Depois, comunique, confirme e revise quando houver trocas.
Com quanta antecedência você deve divulgar a escala?
O ideal é divulgar uma escala mensal com pelo menos uma semana de antecedência, para que cada voluntário consiga se organizar entre os seus compromissos pessoais e a participação em outras escalas, e assim possa confirmar a sua presença.
Como garantir um rodízio justo entre os voluntários?
Faça um rodízio, uma alternância justa entre os voluntários, para garantir que haja voluntários suficientes para cada função.
Distribua o serviço de modo que não existam pessoas demais em uma data nem que faltem pessoas.
Você tem que considerar a disponibilidade real de cada pessoa e manter quem possa atuar como suplente em eventuais imprevistos.
Planilha ou Sistema? O que é melhor para a escala?
A planilha pode funcionar muito bem no início de uma organização ministerial, mas, conforme a igreja cresce, surgem versões desencontradas da planilha e exige-se mais complexidade das informações; a falta de confirmação pode causar retrabalho.
É por isso que o sistema Zeke vai automatizar a geração da escala, mantendo tudo em um só lugar.
Conclusão
A escala da igreja faz parte de uma boa gestão ministerial. Quando existe uma boa organização sobre quem serve, em qual função e quando, o culto flui de uma maneira em que não há impacto nem sobrecarga.
Tudo isso transmite uma mensagem de organização, ou seja, de ordem e decência no culto — tanto para os membros quanto para os visitantes da igreja.
Essa organização protege os voluntários e os membros da igreja de uma sobrecarga, evitando conflitos desnecessários. Comece de uma forma simples, mesmo que seja com uma planilha, e com as dicas que listamos neste artigo.
E quando a igreja crescer ao ponto de a planilha não dar mais conta, você deve seguir para o próximo passo, que é automatizar a escala dos seus ministérios e grupos, para que então a liderança da igreja possa ter mais tempo com o que realmente importa: o cuidado com as pessoas e com o Reino de Deus.
E você? Como tem organizado as escalas da sua igreja?
Fique na Paz!