O Papel da Gestão da Secretaria na Igreja Evangélica
Neste artigo vamos descrever as atividades afetas a Secretaria na Igreja Evangélica, bem como o papel do Secretário nos diversos processos e ainda um exemplo genérico de como desempenhar cada atividade.
Acompanhe conosco, vai ser de grande valia para os trabalhos da sua igreja e do ministério.
A Secretaria é um importante órgão da igreja, é o coração e o centro nervoso das deliberações e dos caminhos trilhados pela instituição.
As maiores e mais importantes decisões devem ser tomadas em conjunto com a Secretaria e as rotinas necessárias para o encaminhamento das decisões devem ser implementadas no âmbito deste departamento.
Este departamento tem papel fundamental na condução das atividades da Igreja Evangélica, é o Estatuto da Instituição que cria e determina as responsabilidade e obrigações da Secretaria.
O que Faz um Secretário de Igreja?
Podemos afirmar, sem medo de errar, que o crescimento ou a estagnação das igrejas depende muito da habilidade e das atitudes de um bom secretário de igreja.
Feliz e vitorioso é o Pastor ou Dirigente de uma igreja que tem ao seu lado um auxiliar que reúna as condições essenciais de um bom Secretário.
Hoje, vivemos tempos modernos, a geração atual é diferente da geração anterior, há tempos atrás ao precisarmos contatar determinado membro ou liderança da igreja, o único caminho era o telefone fixo, caso se pudesse contar com esse luxo, ou mandar recado.
Agora, todos tem celular, smartphones ou tablets, nem é preciso ligar, basta mandar uma mensagem ou deixar um recado nas diversas redes sociais.
Ainda neste paradoxo, em tempos nem tão remotos, para redigir um documento, uma carta, um memorando era necessário recorrer a boa e velha máquina de escrever, vamos mais longe ainda, eram poucos os que sabiam a arte da datilografia.
E transações bancárias?
Só pessoalmente, era necessário enfrentar filas, não existiam caixa eletrônicos nem a possibilidade de efetuar pagamentos ou transferências sem passar pela agência bancária.
Porque estamos falando isso?
Adentramos neste assunto exatamente para detalhar os conhecimentos e as qualidades que deve possuir um bom Secretário.
Em sentido figurado, ao escolhermos um homem ou mulher que queira se dedicar à secretaria da igreja, devemos “deixar de lado a máquina de escrever”, neste sentido o Secretário da Igreja deve:
- Ter aptidão moral;
- Ser organizado;
- Ter boa redação e escrever com facilidade;
- Conhecer o trabalho da Secretaria da Igreja;
- Deve ser zeloso no trato das coisas da Igreja;
- Estar antenado com a tecnologia (através de um sistema de gestão para igrejas ou aplicativo para igrejas e membros), informática e os avanços da comunicação; entre outros.
Função do Secretário na Secretaria da Igreja
Em sentido geral, é o Estatuto da Instituição que define formalmente a função do Secretário na Igreja.
Entretanto, listamos abaixo genericamente as principais funções que devem ser executadas no âmbito da Secretaria da Igreja:
- Redigir e fazer o registro no cartório de todas as atas da igreja;
- Cuidar da correspondência;
- Zelar pelo registro da membresia, atualizar as fichas com batismos, casamentos, inatividade e outras situações;
- Preparar a agenda anual da igreja, boletins, informativos e publicações;
- Cuidar dos arquivos da igreja, fichas de membros, documentação legal, cartas e correspondências em geral;
- Emitir a credencial da membresia, caso a igreja faça uso;
- Enviar cartas de aniversário para os membros da igreja;
- Felicitar a igreja, seus departamentos e outras igrejas ou instituições por festividades, eventos ou comemorações especiais;
- Preparar as cartas de transferências e enviá-las a quem de direito;
- Receber e acompanhar os novos convertidos, providenciando-lhes as fichas de registro;
- Fazer o devido registro e cuidar dos bens da igreja;
- Preparar as rotinas para os batismos;
- Emitir certificados de apresentação, casamento, batismos dos membros, etc.
Todas estas tarefas são necessárias para o funcionamento da igreja, é muito importante que o próprio secretário estabeleça uma rotina dentro do seu tempo para realizá-las.
Para quem precisa preparar alguém para assumir essas atribuições, a Zeke mantém um curso de formação de secretários para igrejas, com as rotinas, os documentos e os controles do dia a dia da secretaria.
Igrejas maiores, se possível, devem ter funcionários remunerados para auxiliar o Secretário na conclusão dos seus trabalhos, principalmente as rotinas mais repetitivas.
Agora, vamos falar sobre atas, como cuidar, como arquivar, como numerar e as dicas de como escrever corretamente, os tópicos que devem ser abordados, de quem colher assinatura e como fazer para registrar uma ata no cartório.
Vamos lá então!
Principais Documentos para Secretaria de Igreja
A organização dos registros históricos, a redação das atas e o controle e arquivo das correspondências.
Além de ser uma rotina obrigatória no âmbito das igrejas é também um fator determinante na boa organização e consequente sucesso e crescimento organizacional da mesma.
O que é uma Ata?
É a forma de se registrar ou relatar em um documento tudo que se passou numa reunião, congresso ou assembleia que pode ser ordinária ou extraordinária.
Na confecção da ata recomenda-se utilizar uma linguagem simples, entretanto, clara e objetiva, não utilizar parágrafos a fim de evitar que sejam incluídas novas informações após a ata ter sido aprovada.
Na confecção da ata deve-se constar o nome completo das pessoas, mesmo na reincidência de sua fala ou proposição.
Visto que a ata é um documento que vai ficar para a história da instituição e como sabemos, o povo brasileiro tem memória curta, então quanto mais informações, melhor.
Principais características na elaboração de uma ata:
- O texto da ata deve ser contínuo, obviamente que deve obedecer às regras da boa ortografia, entretanto, não deve conter parágrafos ou listas de itens, deve ser redigido de forma reduzida como se fosse um único e longo parágrafo, não se permitindo espaços em branco;
- Quaisquer citações a valores, números, quantias, datas e outras expressões que podem ser representadas por números ou cifras devem ser sempre representadas por extenso;
- Não se deve usar abreviaturas ou siglas;
- Não se referir a pessoas utilizando alcunhas, apelidos ou somente o primeiro nome, sempre nomes completos;
- Não deve conter emendas, rasuras e também não utilizar corretivo;
- Os verbos utilizados para descrever as ações devem ser sempre no pretérito perfeito do indicativo (falou, confirmou, pediu, decidiu, perguntou…).
De maneira geral a Ata deve ser composta de:
Título
É a identificação da reunião que está sendo relatada. Exemplo: Ata de posse da diretoria eleita para o biênio 2024/2025.
Abertura
É o início da ata propriamente dita, deve se iniciar pela data por extenso, o horário, o local, com nome e endereço completo e o nome dos participantes, as pessoas com cargos devem ser relacionadas nominalmente, uma a uma com o seu respectivo cargo.
Os grupos de pessoas devem ser relacionados apenas com o nome do grupo a que pertencem, exemplo:
“Presentes os membros do Conselho Fiscal”, é também importante registrar quem presidiu e quem secretariou ou foi chamado para secretariar a reunião.
Se houve uma convocação, é importante registrar na ata que em cumprimento a convocação, se houver um número mínimo de presentes para se dar abertura na reunião, tudo isso deve ser registrado.
Assunto Tratado ou Ordem do Dia
É onde descrevemos o assunto tratado e as decisões que foram tomadas, após a avaliação e a discussão dos assuntos que motivaram a reunião.
É interessante registrarmos as ações que serão efetivamente tomadas e as pessoas, grupos de pessoas ou departamentos que ficarão responsáveis para executar ou coordenar a execução destas ações.
Partindo do princípio de que nada acontece sozinho ou de per si, é importante deixar registrado os responsáveis, métodos, meios, prazos e as medidas que serão tomadas para que as ações deliberadas aconteçam de fato.
Inclusive, destacando se for o caso, quem ou quais pessoas ficarão responsáveis por acompanhar o projeto ou plano aprovado para que ele NÃO FIQUE SÓ NO PAPEL.
Tomar decisões e não agir em favor delas significa reuniões improdutivas e sem resultado, desmotivando líderes e membresia da igreja.
Entretanto, se existe uma cobrança e acompanhamento e a consequente prestação de contas nas reuniões posteriores o projeto avança e ocorre um ciclo constante de melhorias e integração.
Encerramento
É a finalização do documento, colocamos os agradecimentos do presidente aos presentes, registramos o nome de quem redigiu a ata e as respectivas assinaturas, também é importante detalhar a hora que a reunião terminou.
A ata só tem validade se aprovada pelos presentes ou por quem, em tese e se necessário, tem direito a voto.
A leitura e aprovação da ata pode ser feita na reunião seguinte quando se tem reuniões periódicas, fazendo constar na ata daquela reunião, entretanto, se este não for o caso, principalmente em se tratando de assembleia.
É importante que a confecção e a leitura da ata seja feita no dia da reunião até mesmo para que os presentes possam fazer as observações necessárias, a mesma possa ser aprovada e encaminhada para o respectivo registro em cartório, se houver necessidade.
No link abaixo temos o exemplo de uma ata, onde observamos tudo que foi escrito acima e que pode ser utilizado como modelo para suas futuras atas:
Registro em Cartório
Não existe nenhuma obrigatoriedade do registro das atas em cartório, a não ser o registro do próprio estatuto da criação da entidade.
Entretanto, algumas reuniões tem importância tamanha que merecem ser registradas para se evitar qualquer questionamento quanto a sua legitimidade.
Atas de Eleição da Mesa Diretora, Posse da Mesa Diretora, Autorizações para compra de Terrenos, Prédios, reuniões com assuntos polêmicos devem ser bem redigidas e registradas em cartório.
As Atas de Posse da Mesa Diretora são requisitadas pelos bancos para abertura e manutenção da conta corrente da igreja.
Nos nossos sistemas para igrejas temos uma rotina específica para o controle e arquivo das atas de reuniões, a rotina não confecciona a ata sozinha, ela deve ser digitada, o programa salva numa pasta específica facilitando a busca e edição das atas quanto necessário.
Na rotina que funciona em integração com o Word da Microsoft é possível também salvar e ler arquivos no formato PDF, BMP e JPG para os casos de atas registradas em cartório.
Organização da Secretaria de Igreja
Pois bem, agora, vamos falar da organização, propriamente dita, na Secretaria da Igreja Evangélica, de onde partir, o que fazer primeiro, definição das prioridades e quais ferramentas utilizar para cada tarefa.
Como já repetido, por várias vezes, a Secretaria tem um papel fundamental no crescimento e na organização das igrejas, o próprio secretário deve elaborar uma rotina a ser seguida, visto que cada igreja, cada gestor tem uma forma própria de administrar.
O Secretário tem que ter em mente que a razão da ser da igreja é o membro, ele é a figura das mais importantes no seio da cristandade.
Seja porque de um lado é com os dízimos da membresia que a igreja se mantém como instituição e de outro porque ela é a destinatária da palavra e dos ensinamentos que unem o povo cristão em torno de um único ideal, a salvação em Cristo Jesus.
Não é possível se conceber uma igreja sem a sua membresia.
Desta forma, o Secretário ou Secretária deve dispensar uma atenção especial, diria até refinada no trato com a membresia.
Deve manter controles apurados, individual de cada membro e família onde seja possível obter o endereço, telefone, celular e outras informações de interesse que possam ser utilizada em algum momento pela igreja.
Em igrejas de porte médio e grande é altamente recomendado que o Secretário possa contar com auxiliares, se possível com vínculo de emprego com a igreja, para desempenhar tarefas do dia a dia da instituição.
O Secretário deve, como já dissemos, ter uma rotina e uma forma própria de trabalho, entretanto pode lançar mão de algumas ferramentas para o melhor controle de sua membresia:
Ficha de Cadastro de Membro
É importantíssima, obviamente que cada igreja deve adaptar a ficha as suas próprias necessidades e a sua forma de administração, ela deve estar sempre atualizada e refletir com exatidão os dados dos membros.
É importante que as informações constantes das fichas de membros estejam divididas em blocos, exemplo – Dados Pessoais, Dados Familiares, Dados Profissionais e Dados Ministeriais.
Credencial de Membro
Importante para algumas, desnecessária para outras, a credencial de membro ou carteirinha de membro é documento de identificação do crente, igrejas tradicionais já fazem uso desta ferramenta há muito tempo, algumas igreja dispensam o seu uso.
Com o avanço da tecnologia e dos sistemas de impressão hoje podemos criar esses documentos com visual moderno, incluir a foto digitalizada do seu titular, incluir o timbre da igreja;
Também é possível imprimir em papel e depois plastificar ou ainda fazer a impressão em PVC o que lhe confere um ar de moderno e clássico.
Correspondências
Vivemos hoje na chamada “Era da Informação”, a comunicação nunca esteve tão em alta, as redes sociais dão o tom do avanço, é tudo muito rápido, quase no mesmo minuto se tem a resposta do chamado.
Entretanto, a comunicação escrita, aquela que ainda colocamos no correio ainda está longe de acabar, desta forma temos duas formas distintas, porém eficientes de comunicação e não se pode abrir mão de nenhuma delas.
Exemplo de correspondências das quais o Secretário tem que cuidar.
- Cartas de Aniversário;
- Cartas de Recomendação;
- Cartas de Mudança;
- Convites para Eventos.
Controle dos Batismos
Digamos que, a grosso modo, o candidato ao batismo é um pretendente da igreja, é no batismo que o membro confirma o seu vínculo, a sua união em espírito com a mesma.
E a partir daí ele passa a ter uma responsabilidade, um compromisso mais sério com os atos, e porque não dizer, com os fatos e acontecimentos da igreja.
Nestas palavras é possível perceber a importância deste acontecimento para a igreja e cabe ao Secretário promover a organização de toda a rotina para a preparação do batismo.
Informatizar para Organizar
Imaginemos que o Pastor Presidente de uma determinada igreja requisite de seu Secretário todos os membros que ingressaram nos quadros nos últimos cinco anos e que agora não estejam mais frequentando a igreja.
Obviamente que essa é uma situação hipotética, mas na vida real ela poderia ainda ter mais variáveis, o pastor poderia incluir por exemplo, os que não estão em dia com os dízimos ou com a Santa Ceia.
Antes de pensar em rotina diária, vale revisar por que digitalizar o cadastro online de membros — a visão estratégica define que tipo de ferramenta sua secretaria precisa.
Como Resolver Essa Questão?
Se isso só acontece de vez em quando e você não tem essas informações de forma eletrônica, o jeito é correr ficha a ficha e ir separando aquelas que satisfazem o pedido do gestor.
Mas espera aí, o pastor deseja somente aqueles que não estão em dia com o dízimo, essa informação não é do meu departamento, o que fazer agora?
Tenho que pegar as fichas que separei e sentar com o tesoureiro para separar somente aqueles que atendem a demanda do pastor, ou seja, não estão em dia com o dízimo.
Acrescente-se a essa dificuldade que o pastor não quer as fichas, ele quer uma lista, por exemplo, com e-mail e telefone; então, agora de posse das fichas, lá vai a secretária digitar os dados obtidos na separação das mesmas.
É muito trabalho não é mesmo?
É por isso que existem os sistemas de informática, e mais ainda os sistemas voltados à gestão de igrejas. Toda essa trabalheira que descrevemos acima poderia ser realizada em poucos minutos e com muita precisão.
Os nosso programa para igrejas contam com rotinas para todas essas tarefas que descrevemos e muito mais, não adianta informatizar a desorganização.
Perguntas Frequentes sobre Secretaria de Igreja Evangélica
O que Faz a Secretaria da Igreja Evangélica?
A secretaria da igreja evangélica é o centro administrativo do ministério — responsável por redigir e arquivar atas de reuniões e assembleias, manter o cadastro atualizado da membresia (dados pessoais, familiares e ministeriais).
Também tem que cuidar da correspondência oficial (cartas de transferência, recomendação, aniversário, convites), emitir credenciais e certificados (batismo, casamento, apresentação), preparar a agenda anual da igreja, e manter documentação legal em ordem.
Em igrejas maiores, a secretaria também coordena auxiliares e integra informação entre pastoral, financeiro e ministérios.
Como Organizar Uma Secretaria de Igreja?
Você pode organizar a secretaria seguindo cinco passos:
(1) Defina responsabilidades claras no Estatuto da instituição;
(2) Padronize a ficha de cadastro de membros com blocos de dados pessoais, familiares e ministeriais;
(3) Implemente rotina semanal para correspondências, atas pendentes e atualizações de cadastro;
(4) Digitalize — papel envelhece, planilhas se perdem e sistemas de gestão permitem relatórios instantâneos;
(5) Mantenha backup seguro de atas, estatutos e registros de cartório. Quanto mais cedo a digitalização, mais barato e menos traumático.
Como Redigir Uma Ata de Igreja?
Uma ata de igreja deve conter:
Título (identificação da reunião, ex.: “Ata de Posse da Diretoria 2024”).
Abertura (data por extenso, horário, local completo, nome e cargo dos presentes).
Ordem do Dia (assuntos tratados, decisões tomadas, responsáveis por executar).
Encerramento (agradecimentos, horário de término, assinatura).
O texto deve ser contínuo — sem parágrafos nem listas —, com números e datas por extenso, sem abreviaturas ou rasuras, e com verbos no pretérito perfeito do indicativo. Atas de posse e de decisões patrimoniais precisam ser registradas em cartório.
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