Você sabia que o sucesso financeiro da igreja evangélica passa, em primeiro plano, pela secretaria e tem muito a ver com o trabalho do secretário e dos seus auxiliares?
Pois é, essa afirmação sem uma análise mais aprofundada parece não ter sentido mas é a realidade comum a grande maioria das igrejas, raras são as exceções.
Quando nos referimos ao termo sucesso financeiro não queremos dizer igrejas ricas, com entradas milionárias e templos suntuosos, nada disso, nos referimos ao equilíbrio das contas da igreja, uma contabilidade organizada, com investimentos planejados e um controle financeiro eficiente.
Trabalho da Secretaria da Igreja
O trabalho da secretaria consiste basicamente em organizar os dados da membresia e promover um arquivo eficiente dos dados históricos da igreja e dos próprios membros.
Em outras palavras, os membros passam a igreja fica, a igreja tem uma história a ser contada para a posteridade e isso depende do trabalho e da organização da secretaria.
Hoje nós vemos a história dos nossos antepassados, amanhã nossa descendência vai ver a nossa história, isso faz viva a memória da nossa igreja através dos tempos, trazendo para o nosso contexto, nos ajuda a entender a celebre frase da historiadora Emília Viotti da Costa:
“Um povo sem memória é um povo sem história”, então uma igreja sem memória…
O trabalho da secretaria não é só fazer atas e arquivá-las, é óbvio que isso é importante, todavia o contato, a comunicação e a organização da membresia é um trabalho crucial para o crescimento da igreja, parece clichê dizer isso mas as igrejas mais organizadas são as que tem maiores chances de alcançar um crescimento robusto e consistente.
Nem empresa, nem instituição, nem igreja cresce no caos, em meio a desorganização, existem incontáveis estudos de casos de idéias fantásticas que venderam muito, chegaram a cifras milionárias mas não prosperaram simplesmente porque não conseguiram se organizar para crescer.
Em uma perspectiva mais pessimista, em tempos bicudos como vivemos é necessário a organização apenas para se manter em atividade.
Estando isoladas, as situações de desorganização parecem não serem muito importantes, imagine quando falta um item qualquer numa linha de produção, o problema principal não é a falta do produto em si, é uma falha na organização que não tem um controle efetivo que determine quando esse ou aquele item está com estoque em estado crítico.
A Acolhida
Um exemplo dentro do nosso contexto que acontece com muito mais frequência do que podemos imaginar e está dentro do papel da secretaria é a recepção de novos convertidos.
Imagine que o seu pastor tenha um trabalho fantástico de visitas a famílias, faça pregações em bairros nos arredores da igreja e, pela misericórdia de Deus, sempre tem gente nova chegando a igreja, aqueles que chamamos de “Novos Convertidos”.
Temos que ter pessoas que entendam que o recém chegado a comunidade teve uma decisão de dar um sim a Jesus, a verdadeira conversão virá aos poucos e com o tempo.
Mas isso ainda é outra história, muitas vezes a pessoa chega na igreja e não tem ninguém para recepcioná-lo, ou se tem já está recepcionando outro, ele não sabe onde vai ficar, não sabe onde se sentar, fica perdido, só Deus sabe se ele vai voltar.
Como o artigo não é para citar os erros mas para apontar como começar a organizar a secretaria da igreja vamos ficar apenas nesse exemplo, contudo, é muito interessante que a secretaria tenha uma “Equipe de Acolhida” tanto para novos convertidos, como para, por exemplo, receber visitantes de outras igrejas.
Acolher não é mostrar onde fica a cozinha e os banheiros é um trabalho de conquista, a pessoa recém chegada, além de precisar conhecer a estrutura física e o funcionamento da igreja, horários de culto, nome dos pastores e conhecer o pessoal da liderança, precisa se sentir valorizada, saber que sua presença é importante para igreja.
Depois da Acolhida
Temos que ter em mente que tudo isso é muito importante, faz parte de um processo de responsabilidade da Secretaria, mas não é tudo, essa é a parte espiritual, depois vem a parte burocrática, que nós enquadramos dentro do processo de gestão.
O momento de fazê-lo depende de cada igreja, se na primeira visita, se na segunda ou terceira, não tem uma prática que seja comum, cada uma define o seu momento.
Abrimos um parêntese para lhe mostrar que a Secretaria tem tamanha importância para a igreja, que atua tanto na parte espiritual, quanto na parte de gestão que começa com o cadastro do membro em algum sistema de gestão.
Quais Dados Coletar
Num primeiro momento é importante colher os dados pessoais do “Novo Convertido” e os seus dados de contato, telefone, celular, e-mail, aplicativo de mensagens instantâneas, endereço com cep e se possível a foto.
Nesse momento é que vemos a importância da igreja tratar com firmeza seus dados estatísticos, não tem como contar os membros pela nossa memória, a igreja digital (confira nosso artigo desse tema) precisa de sistemas apropriados para esse processo, hoje fichas em papel são inconcebíveis.
O ideal é que o próprio membro no conforto da sua casa ou com um aplicativo no seu celular possa se cadastrar ou atualizar seus dados e alguém da secretaria faça a validação e autorize a inclusão no sistema, tudo isso em tempo real.
A Igreja Crescendo
Dados estatísticos de crescimento são na verdade uma conta simples que deve ser feita tomando-se por base um lapso de tempo que pode ser um mês ou um ano, ou x de ambos, a estatística vai nos mostrar quantos membros a igreja tinha no início do período, quantos entraram e quantos saíram.
Se a secretaria tem uma dinâmica assertiva de cadastrar e atualizar as fichas de membro, digo fichas eletrônicas ok, em tempo real, o sistema de gestão vai ter a capacidade de nos mostrar as estatísticas a cada mês, a cada semestre ou a cada ano.
O Pastor Presidente com a sua liderança tem que analisar esses dados de tempos em tempos para saber como está o crescimento da igreja.
No artigo As Igrejas e a Evolução da Tecnologia falamos sobre os desafios da igreja de arrebanhar os nativos digitais, pessoas extremamente conectadas e que tem muita afinidade com tecnologia.
Desta forma temos que contar com sistemas online, que podem ser acessados de qualquer lugar, inclusive por aplicativos de celular, esse seria o sistema de gestão ideal para a nossa nova realidade.
O sistema de gestão sozinho não faz a igreja crescer, mas pode fazer com que ela esteja preparada para o crescimento.