O secretário ou secretária tem a nobre função de efetivar e melhorar o controle da secretaria da igreja em todos os seus departamentos.
Depois de empossado, ocupa um dos mais importantes cargos na instituição e a gestão, do mesmo modo, de uma maneira geral, depende muito da eficiência e dedicação do secretário.
A igreja funciona como um conjunto e todos tem uma missão importante no contexto geral.
A secretaria tem uma importância fundamental no seio da igreja, assim podemos dizer que ela é o coração e o centro nervoso das decisões e dos rumos que a entidade pretende trilhar.
As decisões mais importantes devem ser tomadas em conjunto com a secretaria.
Todas as ações necessárias devem ser planejadas e logo depois postas em prática em conjunto com a secretaria.
Origem da Profissão de Secretário ou Secretária
Estudiosos acreditam que palavra secretário tem origem na língua latina e vem do termo “secretarium” que significa lugar retirado ou conselho privado.
Uma outra corrente defende que a origem é da palavra “secretum” que significa “retiro” ou “audiência secreta”.
Embora não haja consenso entre estudiosos e cientistas, dizem que os escribas, que dominavam a escrita, podiam fazer contas e redigiam as ordens dos seus superiores foram os primeiros secretários da história.
No site do Sindicato das Secretárias e Secretários do Estado de São Paulo encontramos a informação de que a profissão de secretária não tem sua origem muito conhecida e que talvez Eva, da Bíblia, poderia ter sido a primeira.
Outros já falam que primeira secretária assessorou Napoleão Bonaparte, outra corrente diz que foi a Rainha Vitória.
O cargo de secretária tornou-se muito importante com o fim da segunda guerra mundial.
Nos Estados Unidos e na Europa houve uma abertura do mercado para a mão de obra feminina, em vista da escassez de colaboradores do sexo masculino, naquele momento servindo na guerra.
Por aqui, o mesmo fenômeno ocorreu por volta dos anos cinquenta quando chegaram as primeiras empresas multinacionais, assim as secretarias precisariam dominar a datilografia, taquigrafia, acompanhar reuniões, fazer anotações e assessorar a diretoria das empresas.
Do Secretario da Igreja Evangélica
Nas igrejas evangélicas, o secretário é um cargo de natureza estatutária, o ingresso no cargo se dá por meio de pleito eleitoral e, por fim, a duração do mandato é de acordo com o estipulado nos estatutos da entidade.
O secretário ou secretária da igreja, além de cuidar da documentação, da correspondência e dos relatórios da entidade é o responsável por cuidar e manter o bem mais precioso que ela possui; seus membros, aqueles que são a razão da igreja existir, concluindo são as almas resgatadas para a vida eterna, seus membros.
Você pode ver no artigo Documentação dos Membros da Igreja que fala dos diversos documentos da igreja, tanto da parte jurídica, quanto do controle e da gestão da membresia, por isso não deixe de ler, isso vai ajudar a melhorar o controle da secretaria da igreja.
O secretário tem a valorosa missão de conhecer a todos, ou pelo menos a grande maioria dos membros do ministério e, dessa forma, avisar ao pastor quando sentir que algum dos membros não está mais partilhando do convívio da igreja.
Hoje a tecnologia está presente nas mais diversas atividades e do mesmo modo não é diferente com as igrejas.
Quando precisarmos eleger uma pessoa para se dedicar a secretaria da igreja, deve ser alguém que já “deixou a máquina de escrever de lado”.
O Secretário da Igreja precisa:
- Ter Aptidão Moral;
- Investir em Organização;
- Ter boa redação e escrever com facilidade;
- Conhecer o trabalho da Secretaria da Igreja;
- Deve ser zeloso no trato das tarefas de um ministério;
- Estar antenado com a tecnologia, informática e os avanços da comunicação;
As Atribuições do Secretário
Como qualquer das outras funções estatutárias da instituição, as atribuições e responsabilidades do secretário estão definidas no estatuto da igreja. Cada igreja e\ou denominação tem o seu próprio estatuto e podem ter definições diferentes.
Listamos abaixo de forma genérica algumas dessas atribuições:
- Redigir e registrar no cartório, quando necessário, as atas da igreja
- Cuidar da distribuição correspondência;
- Zelar pelo registro da membresia, atualizar as fichas com batismos, casamentos, inatividade e outras situações;
- Preparar a agenda anual da igreja;
- Cuidar dos arquivos da igreja, fichas de membros, documentação legal, cartas e correspondências em geral;
- Emitir a carteirinha dos membros, caso a igreja faça uso;
- Enviar cartas de aniversário para os membros da igreja;
- Felicitar a igreja, seus departamentos e outras igrejas ou instituições por festividades, eventos ou comemorações especiais;
- Preparar as cartas de transferências e enviá-las a quem de direito;
- Receber e acompanhar os novos convertidos, providenciando-lhes as fichas de registro;
- Fazer o devido registro e cuidar dos bens da igreja;
- Preparar as rotinas para os batismos;
- Emitir certificados de apresentação, casamento, batismos, etc.
Embora não esteja na lista acima, uma função bastante importante é o acolhimento, enfim você pode ver neste artigo Controle e Acolhimento de Visitantes na Igreja dicas e informações que vão te ajudar muito nesta situação.
Secretariando as Reuniões
É importante lembrar que o secretário ou a secretária faz parte da liderança da igreja e como tal deve participar e secretariar todas as reuniões da entidade, e caso não possa comparecer, avise com antecedência o seu substituto, ou seja, o segundo secretário.
Quando houver reunião é obrigação do secretário convocar e comunicar com a devida antecedência os demais membros que fazem parte da liderança, bem como outros interessados, depois disso informar local, data e horário da reunião.
Elaborar em conjunto com o Pastor Presidente a pauta para discussão na reunião assim como dividindo-as em temas menores que facilitem a discussão.
Depois disso preparar cópia destes temas e logo depois distribuir para os membros da liderança e demais interessados.
O estatuto da entidade define o quórum para que as reuniões aconteçam e tenham validade jurídica, e esse pode mudar de acordo com o objetivo, é obrigação do secretário contar os presentes e informar ao presidente a existência de quórum para o início da reunião.
Após a reunião e a decisão do plenário pelos presentes cabe ao secretário a tarefa de redigir a ata e depois disso colher a assinatura dos presentes e, se necessário, logo depois registrá-la em cartório.
Dicas Finais
E, para finalizar, é necessário que o secretário compreenda que tão nobre missão deve contar com muito mais que papel e caneta. Assim, estamos em um tempo em que devemos utilizar a tecnologia a nosso favor.
A secretaria precisa contar com um celular, um bom computador, impressora, tinta e papel a vontade (ou quase).
Precisa também contar com um bom sistema para gerir todas essas tarefas.
Assim essas ferramentas ajudam a melhorar o controle da secretaria da igreja.
O uso de um sistema específico para gerenciar a secretaria tem a finalidade de facilitar o nosso dia a dia, automatizando tarefas.
Assim, dentro do Zeke existem várias ferramentas para auxiliar o secretário em toda trajetória do visitante.
