Nesta série de artigos sobre gestão financeira para igrejas vamos tratar dos diversos assuntos que envolvem o planejamento e a administração financeira das igrejas, principalmente das evangélicas.
Embora para todos os templos de qualquer culto e instituições do terceiro setor o tratamento deva ser o mesmo.
No primeiro artigo desta série que você pode acessar aqui demos uma pequena introdução sobre gestão e planejamento financeiro para igrejas.
Principalmente as evangélicas, onde temos mais afinidade, entretanto, para outras igrejas, pouca coisa ou quase nada muda, talvez apenas questão de nomenclaturas, o processo e as rotinas são os mesmos.
Em nossos estudos e na experiência lidando com igrejas há mais de duas décadas, por amostragem, notamos que a maioria não tem controle ou quando tem esses são muito frágeis, desprovidos de ciência e feitos a toque de caixa.
Muitas vezes não integrados e fadados ao retrabalho toda vez que se precisas de uma informação mais apropriada para uma tomada de decisão, ferramenta indispensável na gestão financeira para igrejas ou qualquer instituição.
O pastor ou o líder da igreja que está a frente dos trabalhos, além das atribuições próprias desta função, ao final é quem vai suportar o peso desta grande carga.
Despesas inesperadas, contas que crescem, diminuição das entradas, desalinhamento entre receitas e despesas são exemplos de coisas que vão acontecendo e podem trazer um estresse e infelizmente isso não pode ser ignorado.
Se você, na condição de gestor, ignorar a situação financeira da sua instituição por muito tempo, varrendo as dificuldades para debaixo do tapete, você pode estar trilhando um caminho sem volta.
Se levantar das cinzas é muito mais difícil e oneroso do que se antever as dificuldades e dar-lhe o devido remédio, nem sempre é possível resolver tudo no curto prazo mas tem como amenizar os resultados não satisfatórios.
Existem muitos problemas que afligem quem está a frente de uma instituição e se depara com a dificuldade de gerir as diversas situações.
Sejam elas de fundo organizacional ou problemas financeiros, entretanto, podemos agrupá-los em dois grandes pacotes: Planejamento e Controle.
Controle e planejamento são meio irmãos, o controle sobrevive sozinho, já o planejamento depende do controle, você pode ter só o controle sem o planejamento, mas para ter o planejamento você vai precisar das informações obtidas através do controle.
O Que é Planejamento?
No meio empresarial isso é chamado de Planejamento Estratégico e é o processo pelo qual a administração tenta definir os cenários futuros da empresa e entender qual será o plano de ação para que os objetivos sejam alcançados;
Temos deixado bem claro em nossos artigos que igreja não é empresa, a igreja não tem como meta principal angariar lucros, enfatizamos que a riqueza da igreja é de cunho espiritual, entretanto, ela necessita de recursos para sobreviver e alcançar o seu objetivo, que é comum a todas.
Planejar para as igrejas é caminhar rumo a futuro com segurança nos seus passos, igrejas assim como as empresas tem receitas e despesas, quando as receitas são maiores que as despesas temos um superávit operacional.
Isso significa que ao efetuarmos o pagamento de todas as nossas obrigações, vai sobrar dinheiro em caixa; quando ocorre o contrário, temos um déficit operacional, não vai dar para pagar todas as nossas obrigações.
A gestão, seja de empresas, seja de instituições tem suas facetas, cada qual tem as suas particularidades e ainda existem diversas ferramentas e métodos que podem nos auxiliar no planejamento como análise SWOT, Balanced ScoreCard, Metas Smart, entre outras que as vezes, pela falta de conhecimento, parecem coisas distantes do nosso universo, já vou adiantando que não são e serão abordadas mais profundamente em outros artigos.
Planejar significa deixar de “vender o almoço para comprar a janta”, coisas que fazemos inconscientemente no nosso dia a dia.
Vivemos apagando incêndios, fazendo aquilo que é urgente, planejamento é o contrário disso, como professor universitário compartilho da ideia de que a ferramenta pedagógica mais eficiente que temos em mãos é o exemplo, vamos lá então:
Como gestor a frente dos trabalhos da igreja, você sabe, mesmo sem controle, que em alguns meses do ano as despesas são maiores do que em outros, mais ainda que em um determinado período do ano as receitas são melhores;
Planejar nestes casos, seria tentar descobrir quais são as despesas que engordam os gastos e trabalhar nelas com o intuito de diminuí-las ou ainda nos meses em que as receitas são maiores fazer uma poupança para quando gastos inevitáveis surgirem.
Outro exemplo: A igreja pode promover a venda de pizzas e de sorvetes para dar um incremento na receita, provavelmente a renda da venda das pizzas é maior do que a renda da venda de sorvetes.
Porque pizza vende o ano inteiro, sorvetes só no verão, planejar neste caso é o gestor promover, por exemplo, 5 eventos de venda de sorvetes e 10 eventos de venda de pizza no ano, já definindo as datas antecipadamente, convocando o pessoal que vai trabalhar, negociando um preço melhor com fornecedores, tudo isso ajuda a obter melhores resultados.
Já se o gestor resolve num estalo que o evento é semana que vem, convoca o pessoal um dia antes, sai para compra o material em cima da hora, perde o poder de barganha, fica sem tempo para comparar preços, o resultado deixa a desejar.
Citamos apenas exemplos de coisas simples e corriqueiras, que envolvem poucos recursos, agora imaginem a compra de um terreno, a construção de um prédio novo, uma grande reforma ou mesmo a compra de equipamentos mais caros.
Tudo requer planejamento para que possamos tirar o melhor proveito do dinheiro da igreja que é um recurso revestido de santidade.
O Que É Controle
Aqui não falamos de controle estratégico, é simplesmente o controle organizacional em outras palavras “ter a igreja na mão”, saber quantos membros tem no nosso cadastro, quantos dizimam, quantos frequentam regularmente os cultos, quantos saíram, quantos entraram, quantos batizamos, quantos recebemos por aclamação.
Ter o conhecimento de quantas pessoas temos na escola bíblica dominical, conhecer o fluxo de caixa, quais as despesas que mais impactam no orçamento da igreja e principalmente ter, no detalhe, as nossas receitas, tudo isso num certo período de tempo, mensal, semestral, anual.
Resumidamente, controlar significa estabelecer medidas de acompanhamento nos diversos departamentos da igreja que produzam registros fiéis dos fatos e atos administrativos que ocorreram com o fim de propiciar ao gestor dados para tomada de decisões.
O Que Devemos Controlar?
No artigo “Gestão Financeira para Igrejas – Parte 1” demos um pequeno esboço do controle de caixa e bancos que qualquer instituição precisa ter, entretanto, eles são uma pequena parte de um grande grupo que denominamos de ativo que significa aquilo que a igreja possui.
Ou seja, o seu patrimônio que é composto por bens e direitos, desta forma são quatros os grandes controles que precisamos ter: Ativo, Passivo, Receitas e Despesas.
Parece que você já viu esses nomes, é verdade, já viu sim, eles são emprestados da contabilidade, mas nesse momento são para controles financeiro e patrimonial, uma forma de separá-los em grupos distintos.
Vamos fazer uma definição de cada um para você ter uma melhor ideia do que são.
O Que é Ativo?
É tudo que a igreja possui, bens e direitos, o saldo do caixa, dos bancos, das aplicações, os créditos que a igreja tem para receber, móveis, máquinas, terrenos, prédios acabados e os que estiverem sendo construídos.
Quando a igreja compra um instrumento musical não deve registrá-lo como despesa, ele é um bem do patrimônio, portanto devemos classificá-lo como um bem do ativo, quando registramos erroneamente como despesa os controles se perdem.
O Que é Passivo?
É o que a igreja deve, é um conta corrente, quando compramos um bem ou efetuamos uma despesa a prazo.
Seja por cheque pré-datado, duplicata ou mesmo no cartão de crédito, assumimos uma dívida que deverá ser paga ao longo do tempo é nesse grupo de controle que vamos registrar o nosso débito.
Essa premissa também se aplica quando contraímos um empréstimo, muita gente se confunde achando que empréstimo é receita, é óbvio que não, é uma dívida a ser paga e como tal deve ser classificada como um passivo.
O Que é Receita?
No caso das igrejas, receitas são as entradas decorrentes da colaboração de seus membros, como dízimos e ofertas.
Também são receitas aquelas decorrentes de campanhas para um fim específico que esteja dentro das atividades da igreja, os serviços cobrados como taxas para casamentos, batismos, etc.
O Que é Despesa?
São considerados como despesas todos os gastos que a igreja precisa ter para funcionar normalmente como água, luz, aluguel, despesas de manutenção, salários, prebenda pastoral, entre outros.
Se você chegou até aqui, provavelmente já deve ter entendido que com cadernos de papel ou mesmo planilhas eletrônicas é muito difícil ter todos estes controles de forma integrada.
Assim devido a enorme complexidade e a diversidade de tarefas necessárias, torna-se difícil abordar esses controles em sua totalidade sem possuir um bom software de gestão.