No mundo global do século XXI não há espaço para amadorismos. Estamos vivendo uma transformação sem igual.
Desde que o homem inventou a roda, o mundo não para de se deparar a cada dia com uma nova descoberta, e cada novidade que surge é propulsora de uma grande transformação.
No entanto, não falamos apenas de como a igreja e o ministério podem crescer com o uso de tecnologia.
Neste artigo também vamos falar um pouco dos processos, para que você entenda a importância de, além de se preocupar com o gerenciamento financeiro, também dar um enfoque na administração de contas a pagar das igrejas.
No artigo Gestão Financeira para Igrejas Parte 1, iniciamos uma série em que tratamos da gestão financeira para igrejas e demos enfoque na necessidade de essas instituições criarem um planejamento moderno e atrelado às ferramentas digitais tão difundidas nos dias de hoje.
Introdução – Gestão Financeira nas Igrejas
Como sempre enfatizamos, igrejas não são empresas, nem podem trabalhar somente com vistas ao lucro.
Entretanto, elas precisam sobreviver, têm seus próprios custos e prestam um serviço essencial à sociedade, geram empregos, não pagam impostos, mas recolhem taxas; pagam contas de água, luz, telefone, internet, entre outras, para alcançarem as suas finalidades.
Chamamos a atenção para que se estruture uma gestão financeira simples e eficiente.
Ela precisa ser transparente e confiável aos olhos do gestor, de modo que ele consiga perceber o resultado de cada ação, como quando se efetua o pagamento de um fornecedor e o saldo de contas a pagar tem um decréscimo imediato.
Na igreja, todos os departamentos têm o seu grau de importância. Veja neste artigo A Igreja em Departamentos.
Mas sempre é bom saber que o setor financeiro é uma área primordial da administração eclesiástica, visto que cabe a ele fazer um acompanhamento das entradas e saídas e organizar os orçamentos, inclusive dos demais setores.
Neste artigo queremos enfatizar que a gestão financeira não se resume a controlar as entradas e saídas da igreja, mas também um importante setor chamado de Contas a Pagar.
Visto que tão importante quanto saber quanto entra ou sai de recursos é também saber quanto se vai pagar a fornecedores, prestadores de serviços e parceiros da igreja.
O que é Contas a Pagar?
Em resumo, o Contas a Pagar é um setor dentro do financeiro, responsável por administrar as obrigações financeiras assumidas pela igreja.
Ou seja, todas as contas que ela deve pagar, como o salário dos funcionários e as obrigações decorrentes, energia elétrica, telefone, despesas de manutenção, entre outras.
O principal objetivo do Contas a Pagar é fazer com que a igreja tenha total controle dos pagamentos a serem realizados e, claro, também daqueles cujos pagamentos já foram efetuados e, a partir disso, alimentar os demais sistemas financeiros, tais como caixa, bancos, contabilidade, relatórios e balancetes.
Dicas para uma Boa Gestão Financeira na sua Igreja
Por mais difícil de acreditar que seja, um dos problemas mais frequentes das igrejas e instituições com relação ao controle dos seus pagamentos não é a falta de dinheiro, mas a falta — ou inexistência — de um bom planejamento.
1. Estabeleça Rotina Diária
Por isso, o controle de Contas a Pagar deve ser encarado como uma rotina diária.
Esse rotina envolve recursos da igreja, pode levar a prejuízos, multas e juros ou ainda situações de protesto ou problemas na justiça.
2. Priorize Pagamentos
Quando a igreja organiza suas dívidas, pode dar prioridade aos pagamentos mais importantes, tendo a benesse de cortar gastos não essenciais para a manutenção da entidade e ainda garantir o pagamento de todas as contas em dia, evitando assim multas e juros por atraso.
3. Siga uma Sequência Lógica
Quando se fala em gestão é importante ter uma rotina. Quando você chegar ao seu ambiente, já saberá o que fazer, não vai ficar revirando documentos e procurando o que fazer.
Tenha o hábito de seguir uma ordem para fazer os pagamentos. Se seguir uma sequência lógica, seja por data, por fornecedor, não acabará esquecendo de pagar alguma conta ou pagar uma conta duas vezes.
4. Atenção às Datas de Vencimento
Uma outra dica interessante é sempre acompanhar as datas de vencimento das contas da igreja. Pagar contas fora do prazo gera multas e juros.
Contas como água, luz, telefone etc., que devem ser pagas todo mês, é interessante deixar em débito automático. Mesmo assim, fique atento e confira se foram debitadas.
5. Ajuste Entradas e Saídas
A experiência ensina que em certos dias do mês temos entradas mais consistentes de dízimos e ofertas.
Ajuste com seus fornecedores, prestadores e concessionárias de serviço para que os vencimentos das faturas coincidam com períodos de melhor entrada de recursos da igreja.
Parece bobagem, mas isso evita dor de cabeça.
6. Renegociação Quando Necessário
Por mais que o Contas a Pagar esteja organizado e você tenha controle das contas da igreja, é inevitável que, vez ou outra, aconteça de se deixar uma conta sem pagar ou não haver recursos para honrar o compromisso.
Nesses casos, é indicado entrar em contato com o fornecedor e renegociar o pagamento.
Tenha um Sistema de Contas a Pagar
O ser humano é dotado de incrível capacidade de raciocínio, mas a tarefa de arquivar documentos, ordenar por datas, somar rapidamente e fazer relatórios confiáveis deve ser confiada às máquinas.
Por isso, para as tarefas do Contas a Pagar tenha uma ferramenta de gestão. Ela vai organizar suas atividades, otimizar seu tempo e ainda lhe dar uma visão estratégica.
Praticando com Contas a Pagar para Igrejas
Como dissemos acima, a rotina de contas a pagar deve ser diária. Assim, todos os dias imprima um relatório com todos os pagamentos agendados para o dia e confronte-o com os documentos que você tem em mãos, a saber:
- Faturas;
- Promissórias;
- Recibos;
- Darf;
- GPS;
- Guias de FGTS, etc.
Após a conferência, o próximo passo é efetuar os pagamentos, seja com emissão de cheques ou agendamento no internet banking.
Sempre que possível, evite usar dinheiro vivo para essas operações — não é proibido, mas não é uma boa prática, além de trazer certo risco.
No dia seguinte a esse procedimento, você deve conferir as baixas lançadas na rotina de contas a pagar, confrontando-as com os valores debitados no internet banking ou com os cheques emitidos para validar os pagamentos e as baixas no sistema de Contas a Pagar.
O sistema Zeke é uma ferramenta destinada à gestão online de igrejas evangélicas e conta com rotina de contas a pagar que vai facilitar o dia a dia das igrejas e dos gestores, propiciando uma visão estratégica dos compromissos da igreja, além de ser integrado com as demais rotinas financeiras.